L'unico approccio possibile, dato le tue attuali competenze, e' usare Access: acquistati un libro sull'argomento.
L'altra cosa e' "progettazione di database": cerca libri che contengano questi termini (access, database)
Non bastera', ma almeno ti farai un'idea di che morte stai per morire
E la prima versione sara' necessariamente MONOUTENTE/MONOPOSTAZIONE: la versione multiutente/distribuita richiede competenze ben piu' sofisticate.
Ci sono una serie di aspetti che NON POSSONO ESSERE SOTTOVALUTATI/EVITATI, pena, non solo il malfunzionamento generale dell'applicazione, ma la corruzione dei dati, o la loro perdita.
Tanto per darti un'idea: 3/6 mesi sono il tempo necessario ad un programmatore esperto per realizzare una prima versione di quello che hai descritto.
Per diventare un buon programmatore, oltre a studi specifici (5anni) ci vogliono altri 5/10 anni. Stiamo parlando di un 'professionista' ovviamente. Nel caso in cui uno abbia un unico obiettivo, per iniziare a muoversi (con tutti i limiti del caso) serve almeno un anno.