Ciao, ti dico la mia visto che il problema che ti poni non è tecnico.
Punto 1. Analisi e specifiche
Intervista per bene il cliente, discuti di tutte le funzionalità che dovrà avere il gestionale.
Alcune funzionalità te le dirà il cliente, altre dovrai essere tu a proporle e spiegarle.
L'output di questa fase è un documento che si chiama: Specifica dei requisiti
Punto 2. Stima dei tempi di sviluppo
La specifica dei requisiti serve a due scopi:
1. Fissa le funzionalità e modalità di interazione del software. Tu e il cliente accettato tale documento (assieme al preventivo) saprete cosa verrà realizzato, a che prezzo e con quali tempistiche. In corso d'opera potrete contrattare le change-request che potranno far aumentare il consuntivo del software e i tempi di rilascio.
2. Ti mette in condizioni di valutare in base alla tua esperienza e la forza lavoro che hai a disposizione (mi sembra di capire solo tu) quanti G.U. (giorni uomo) sono necessari a realizzare il software, che ovviamente saranno inferiori ai tempi di consegna.. 20 G.U. non significa che consegni il software entro 20 giorni dall'accettazione del preventivo.
Partendo dai G.U. e moltiplicati per la tua tariffa giornaliera potrai stabilire il costo di sviluppo del software.
Allora io ragiono da possessore di partita iva e in Italia i costi giornalieri medi degli sviluppatori vanno dai 100 Euro ai 350 Euro + IVA
Nel tuo caso che non sei possessore di P.Iva il tuo cliente dovrà farti la ritenuta del 20% per collaborazione occasionale.