No, parlo del database (in Access). Devi creare la struttura tabelle con i relativi campi e le relazioni. Una volta che sei sicuro della struttura, puoi abbellire l'input con delle maschere e/o sottomaschere. Dentro i campi di questi oggetti (a mano) devi digitare tutto quello che leggi dai tag di ogni file.
Mentre i tuoi files puoi buttarli in qualsiasi cartella del tuo hard disk, anche disordinatamente, il database avrebbe il vantaggio di mostrarti listati ordinati secondo vari criteri. Ad es. per Ingegneri, per Architetti, per AreaGeografica, per Data...insomma come vuoi. Le query, in questi casi, ti agevolerebbero il compito dandoti risposte in tempo reale.
Non solo, il database svolgerebbe quella funzione di rendere omogenei campi e valori che purtroppo i vari formati dei files potrebbero non avere in maniera completa. E poi sei proprio sicuro che tutti i tag di tutti i files sono stati compilati ad hoc?
Se si ha la pazienza della formica, spezzettando l'input dati in varie fasi di lavoro, piano piano, senza nemmeno che te ne accorgi, arriveresti ad archiviare tutto il tuo materiale.