Database per bilancini periodici

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Database per bilancini periodici

Buonasera, avrei la necessità di creare un database relazionale.
Mensilmente dal programma di contabilità estraggo i dati che poi elaboro per ottenere dei bilancini periodici. I file che produco sono .xls e contengono i seguenti campi: Azienda; Centro di costo (da adesso CCOS); Descrizione CCOS; Conto contabilità (da adesso COGE); Descrizione COGE; Elemento di costo (da adesso ECOS); Descrizione ECOS; Valore corrente; Valore precedente. Ogni file che estratto viene nominato in base al mese di riferimento (e anche il foglio al suo interno).
In un altro file .xlsm tramite vba scelgo il mese di cui produrre il bilancino periodico e carico i dati del relativo foglio .xls . Questi dati vengono inoltre elaborati con altri già presenti all'interno del foglio .xlsm per ottenere le seguenti relazioni: azienda-ECOS; reparto-azienda-ECOS; negozio-ECOS; reparto-negozio-ECOS; Insegna-ECOS; reparto-insegna-ECOS. Queste relazioni insieme agli altri campi precedentemente elencati rappresentano i campi del foglio Dati presente nel file .xslm .
Da questo foglio tramite formule cerca.vert vengono alimentati i prospetti dei bilancini in base alla dimensione di analisi (Azienda, Insegna, Negozio, Reparto).
Tutto questo lo dovrei riportare in Access attraverso la creazione di un database relazionale.
Sono a disposizione per ulteriori chiarimenti.
Grazie in anticipo.

8 Risposte

  • Re: Database per bilancini periodici

    Parlo per me. Ho sempre una forte difficoltà a confrontarmi tra la logica archivistico-relazionale di Access e i calcoli/ricalcoli/riporti più tipici di Excel. Se devi creare un database, ti serve Access. Calcoli/ricalcoli/riporti in Access (per come la vedo io) non sono proprio il suo forte. Devi individuare le TABELLE che contengono CAMPI "omogenei" al NomeTabella corrispondente che deve contenere solo i valori che digiterai tu. Calcoli ed espressioni vanno delegati alle query...bla bla bla...
    Io non ho capito di cosa si occupa la tua azienda.
    Hai parlato di Aziende, quindi ti servirà una tabella Aziende con tutti i suoi campi tipici, ad es.:
    IDAzienda (chiave primaria)
    NomeAzienda
    Indirizzo
    IDComune (da relazionare a una apposita tabella Comuni)
    Telefono

    ...poi non so...
  • Re: Database per bilancini periodici

    OsvaldoLaviosa ha scritto:


    ...
    Io non ho capito di cosa si occupa la tua azienda.
    Hai parlato di Aziende, quindi ti servirà una tabella Aziende con tutti i suoi campi tipici, ad es.:
    IDAzienda (chiave primaria)
    NomeAzienda
    ...
    Intanto ti ringrazio per l'interesse. Mi occupo di consulenza per la distribuzione organizzata, quindi supermercati. Il database che cerco di creare non prevede digitazioni ma solo importazioni di dati da fogli excel. Le basi di come funziona access credo di averle capite, quello che mi risulta difficile è capire come impostare la struttura architettonica corretta affinchè il database funzioni. Tra l'altro come ho specificato nel precedente thread il database nel prossimo futuro dovrà diventare un applicazione "autonoma". In serata spero di poter postare le prime tabelle create e su quelle forse risulterà meglio ragionare...
  • Re: Database per bilancini periodici

    fastbike ha scritto:


    Mi occupo di consulenza per la distribuzione organizzata, quindi supermercati.
    Ti comprendo al 40%. Del resto non ho la benchè minima idea di come funziona la tua "baracca". Lo capiremo dopo...con le tabelle.

    fastbike ha scritto:


    Il database che cerco di creare non prevede digitazioni ma solo importazioni di dati da fogli Excel.
    Se si tratta di una operazione da fare una volta sola perchè decidi di lavorare tutto in Access, forse basteranno semplici procedure guidate o volgari copia/incolla.
    Se si tratta di operazioni ripetute e sistematiche dovrai implementare qualche codice VBA per automatizzare tutta la procedura...ma qui parliamo di tutt'altro livello e fuori dal tema "progettazione database".

    fastbike ha scritto:


    In serata spero di poter postare le prime tabelle create e su quelle forse risulterà meglio ragionare...
    È solo su quelle che dobbiamo ragionare in questa sezione.
  • Re: Database per bilancini periodici

    OsvaldoLaviosa ha scritto:


    fastbike ha scritto:


    fastbike ha scritto:


    Il database che cerco di creare non prevede digitazioni ma solo importazioni di dati da fogli Excel.
    Se si tratta di una operazione da fare una volta sola perchè decidi di lavorare tutto in Access, forse basteranno semplici procedure guidate o volgari copia/incolla.
    Se si tratta di operazioni ripetute e sistematiche dovrai implementare qualche codice VBA per automatizzare tutta la procedura...ma qui parliamo di tutt'altro livello e fuori dal tema "progettazione database".
    Buongiorno Osvaldo e a tutto il forum, scusate ma ieri non sono riuscito a postare esempio. Metto il link adesso al file che ho creato con le tabelle che "credo" dovrebbero servire. La tabella "Dati" è quella che dovrebbe ricevere i dati. Le altre, se non ho capito male la logica di access, dovrebbero servire per implementare le analisi sui dati (query, report o altro).

    http://www.filedropper.com/bilancin
    Rimango in attesa per ulteriori chiarimenti e ringrazio sempre per l'aiuto.
  • Re: Database per bilancini periodici

    Non so se ho capito bene, comunque ti faccio presente dei punti che a mio avviso non sono stati presi in considerazione, almeno secondo quanto riportato nella discussione.

    1) Ti avverto che questo pensiero:

    fastbike ha scritto:


    Il database che cerco di creare non prevede digitazioni ma solo importazioni di dati da fogli excel.
    si scontra completamente con quest'altro pensiero:

    fastbike ha scritto:


    il database nel prossimo futuro dovrà diventare un applicazione "autonoma".
    Ciò che ti proponi di fare sembra organizzativamente e proceduralmente sbagliato.
    Non c'è alcuna convenienza nello scerverllarsi per creare e gestire importazioni da fogli Excel, che possono anche trasformarsi 'un bagno di sangue' quando queste sono solo temporanee.
    Non so quanto tempo hai a disposizione, ma non ci vedo nessun lato positivo ad impegnare ore e sudore per qualcosa che già di partenza si sa che andrà a morire.

    Oltretutto in Excel si usano funzionalità proprie di un foglio elettronico,che nulla hanno a che vedere con le potenzialità di un database relazione, le cui funzionalità sono 1000 volte superiori.

    Anche la tua affermazione:
    non prevede digitazioni
    non ha alcun senso pratico perché, al contrario, queste funzionalità sono la parte più di un programma, ed ecco allora che ti trovarai a ripensare di nuovo secondo un logica strutturale diversa.
    in sostanza: tutto da rifare!
    La digitazione, quello che si chiama in gergo tecnico il data-entry, è una delle fasi più importanti e delicate di un programma (che si astrae dal linguaggio di programmazione utilizzato).
    Immagino (e te lo auguro) che un domani dovrai metter un'utente (impirgata) ad inserire i dati e l'utente deve essere coadiuvato nel data-entry controllando che questi inserisca dati congrui.
    In sostanza, l'utente puotrebbe sbagliare a scegliere un cliente, ma non gli deve essere permesso di scrivere il nome sbagliato del cliente.

    Ribadisco che, escludendo il fatto che entrambi contengono dati, Excel e Access i due ambienti sono completamente differenti.

    In questi casi, ed è anche il mio suggerimento, l'obiettivo è concentrarsi a realizzare al progetto in Access, come strutturare le varie tabelle anagrafiche (articoli, fornitori, clienti, vettori, destinazioni...), le tabelle statiche (aliquote ivA, tipi di pagamenti, modalità di pagamento, Banche, ...) e le tabelle dei flussi operativi (Ordini, DDT, Fatture, ...)
    Ovvio che per i test utilizzerai i dati già in tuo possesso, ma solo per test.

    Poi, quando sarà il momento di partire svuoterai le tabelle con i dati di test, e vi importerai (una tantum) tutti i dati dai fogli Excel per popolare le nuove tabelle del database.

  • Re: Database per bilancini periodici

    gibra ha scritto:


    Non so se ho capito bene, comunque ti faccio presente dei punti che a mio avviso non sono stati presi in considerazione, almeno secondo quanto riportato nella discussione....

    Ciò che ti proponi di fare sembra organizzativamente e proceduralmente sbagliato.
    Non c'è alcuna convenienza nello scerverllarsi per creare e gestire importazioni da fogli Excel, che possono anche trasformarsi 'un bagno di sangue' quando queste sono solo temporanee.
    Non so quanto tempo hai a disposizione, ma non ci vedo nessun lato positivo ad impegnare ore e sudore per qualcosa che già di partenza si sa che andrà a morire...
    Buongiorno gibra, grazie per l'intervento.
    Ho quotato soltanto questa parte del tuo post in quanto tutto il resto concettualmente non fa una piega!!! E' tutto corretto. Chiaramente le considerazioni nascono anche dal fatto che è difficile dover spiegare una "visione finale di un progetto" quando non se ne conoscono le basi per costruirlo...e questa è una mancanza di cui mi scuso.
    Sul fatto che potrebbe essere inultile creare un qualcosa che in futuro non verrà utilizzato in parte o in toto mi trova un attimo in disaccordo. Ma chiaramente anche questo dipende dal fatto che non si possono esternare le motivazioni di un progetto altrimenti i forum si intaserebbero di post e si perderebbe il filo del discorso.....
    Tornando al progetto. Quello che forse non sono riuscito a spiegare fino ad ora è che al momento excel l'ho utilizzato, attraverso il vba, per la creazione di un database. Adesso vorrei utilizzare Access per creare il database. I dati che dovrebbero alimentarlo sono le contabilità di tot.nr. di aziende, che vengono estrapolate dai rispettivi programmi sottoforma di file .xls . Con il database dovrei acquisire questi file .xls (periodici) e dare la possibilità attraverso query, report o altro di poter analizzare e confrontare i dati sotto varie dimensioni (Azienda, Negozio, Reparto, Centro di costo, Elemento di costo, Conto di contabilità). Agli utenti delle varie aziende in futuro dovrebbe essere data la possibilità di poter interrogare autonomamente il database scegliendo il tipo di analisi.
    Spero di aver reso il senso del lavoro che dovrei fare.
  • Re: Database per bilancini periodici

    Sono confortatamente d'accordo con gibra che ha provato a esporre a tutto tondo il problema prima del problema database. fastbike, ho provato a dare una guardata al database che hai linkato...io non so nemmeno da dove cominciare per vari motivi:
    - mia incompetenza verso i termini tecnici del tuo ambito lavorativo
    - dovresti dare una descrizione significativa ad ogni tabella
    - il tuo thread rasenta la richiesta di una "pappa pronta", non prevista dal regolamento...
    ...non so, non vorrei che ti siamo sembrati aggressivi nei tuoi confronti...ma prova a rileggere tutto con calma e capire cosa dovrebbe capire un utente di questo forum dall'altra parte...
  • Re: Database per bilancini periodici

    OsvaldoLaviosa ha scritto:


    - il tuo thread rasenta la richiesta di una "pappa pronta", non prevista dal regolamento...
    ...non so, non vorrei che ti siamo sembrati aggressivi nei tuoi confronti...ma prova a rileggere tutto con calma e capire cosa dovrebbe capire un utente di questo forum dall'altra parte...
    Ciao Osvaldo, ti ringrazio lo stesso per il tentativo. E' normale che non avendo mai utilizzato un database in access o altri prg la mia richiesta vi possa sembrare "eccessiva" . Ma non saprei cosa darvi se non so neanchè io cosa mi occorre..... In ogni caso credimi non volevo una pappa pronta non l'ho cercata dall'inizio.
    Comunque ho trovato su youtube un videocorso di un tale Prof. Camuso che, anche se utilizzando mysql, spiega i concetti dietro la costruzione dei database (che è quello che mi serve). Sto provando a seguire questa strada e contestualmente ho chiesto alla biblioteca del mio paese di rintracciare il libro di Hernandez di cui ho letto menzioni in un thread del forum. Spero con questi mezzi di riuscire a capire come strutturare al meglio il mio lavoro.
    Ancora grazie per l'interesse.

    Dimenticavo, devo fare qualcosa per chiudere il thread??
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