Buongiorno a tutti,
sono un neofita di Access, quindi spero mi perdonerete per le cose stupide che potrei scrivere
Fino ad oggi ho utilizzato un file Excel per gestire i miei conti economici. Tutto andava bene finché la mole di dati era limitata, adesso, dopo quasi un anno, lo strumento comincia a essere limitato. Cercando in rete soluzioni alternative, sono approdato ad Access.
Ho provato a creare un database, e postando una prima domanda su questo forum sono emersi dei limiti logico-strutturali su quello che stavo facendo. Raccogliendo il suggerimento, adesso vorrei provare a spiegare cosa vorrei fare e come lo vorrei organizzare, e chi chiederei di darmi qualche suggerimento e di evidenziare cosa non va e/o come poter migliorare.
IL FILE EXCEL
Il file Excel è organizzato su più schede. In particolare:
Scheda 01: Conto Bancario. In questa scheda sono riportate tutte le spese e gli introiti legati ad un conto bancario. I dati sono inseriti per riga e organizzati per colonna. In particolare:
Colonna 01: Data spesa/introito
Colonna 02: Descrizione spesa/introito
Colonna 03: Entità spesa
Colonna 04: Categoria di spesa
Colonna 05: Colore categoria
Colonna 06: Descrizione categoria
Un’apposita macro permette, una volta assegnato il codice della categoria, di colorare automaticamente la cella “colore categoria” (05) e aggiornare la “descrizione categoria” (06) in modo automatico.
La prima riga contiene il valore attuale del conto, mentre alla fine di ogni mese tiro una riga per capire qual era lo status economico a fine mese.
Scheda 02: Carta prepagata. Come la Scheda 01.
Scheda 03: Soldi Cash. Come la Scheda 01.
Scheda 04: STATUS. In questa scheda c’è il riepilogo di tutte le spese, mese per mese. Lo scopo è avere, a colpo d’occhio, un’idea di come stanno andando le spese.
Scheda 05: Statistica 1. In questa scheda valuto la variazione di patrimonio mese per mese, calcolando il totale IN (introiti), il totale OUT (spese) e quindi l’eventuale accumulo. Si riporta anche il totale di spesa per ogni macrocategoria (vedi seguito)
Scheda 06: Statistica 2. In queste scheda (mai veramente completata, purtroppo) viene calcolata la media di spesa per ogni categoria dei mesi precedenti. In questo modo posso confrontare l’andamento del mese attuale con tutti i precedenti, e capire se c’è una categoria in cui sto “esagerando”
Scheda 07: Categorie. In questa scheda c’è l’elenco di tutte le categorie, inserite per riga. L’organizzazione per colonna prevede:
Colonna 01: codice categoria
Colonna 02: colore categoria
Colonna 03: nome categoria
Colonna 04: descrizione estesa della categoria
La macro della
Scheda 01 cerca nella Colonna 01 il codice della categoria, e prende le informazioni necessarie per completare informazioni (5) e (6) della
Scheda 01.
Nel porting su Access e sulla base dell’esperienza vorrei cambiare leggermente la struttura delle mie categoria (ad oggi hanno 3 cifre, ma adesso ne vorrei 4), e organizzarle in questo modo:
MACROCATEGORIE e CATEGORIE
- 00 - Movimento Soldi (interno)
- 0001: movimento da conto bancario a prepagata
- 0002: movimento da conto bancario a cash
- 0003: movimento da prepagata a conto bancario
- 0004: movimento da prepagata a cash
- 0005: movimento da cash a conto bancario
- 0006: movimento da cash a prepagata
- 01 - Introiti
- 0101: Stipendio
- 0102: pareggi
- 0103: Altro
- 02 - Spese
- 0201: spese bancarie (bollo)
- 0202: commissioni bancarie
- 0203: tasse e imposte
- 0204: multe
- 0205: rate
- 03 - Casa
- 04 - Auto
- 05 - Quotidianità
- 06 - Tempo libero
- 07 - Viaggi
- 99 - Altro
Per semplicità ho riportato un esempio esteso solo per le prime tre categorie. La categoria 00 serve solo per contabilizzare movimento di soldi interno, e quindi non rappresenta delle vere e proprie spese.
IL DATABASE ACCESS
Come anticipato, vorrei spostare questa attività di contabilizzazione su un database Access.
Da circa una settimana sto lavorando a un database, cercando di volta in volta in rete come realizzare cosa avevo in testa. Questo metodo, però, è probabilmente limitativo perché non tiene conto del progetto nel suo insieme.
Provo a spiegare come vorrei organizzare il database:(
https://dl.dropboxusercontent.com/u/45403015/_database_conti_economici_01.accdb)
Tabelle
tbl_Spese: tabella per conservare TUTTE le voci di spesa.
tbl_Conti: elenco di tutti i conti di riferimento (conto bancario, prepagata e cash, nel mio esempio)
tbl_Macrocategorie: elenco delle macrocategorie
tbl_Categorie: elenco delle categoria
Per semplicità, ho pensato di dividere il codice della categoria di spesa in
Macrocategoria (prime due cifre) e
categorie (ultime due cifre); quindi ho creato una relazione uno a molti tra le due tabelle, pensando di creare dei combobox collegati per la scelta della categoria dell’item.
Nella tabella
tbl_Spese ho pensato di inserire i seguenti campi:
- ID (chiave primaria per la voce di spesa)
- Data
- Descrizione spesa
- Spesa (valuta)
- Conto (conto di riferimento della spesa)
- Macrocategoria (prime due cifre)
- Categoria (ultime due cifre)
A questo punto, ho provato a creare una maschera di input dei dati. Qui sono nati i primi problemi legati alle combobox collegate per la macrocategorie e le categorie. Per come ho costruito la maschera, quando modifico il campo di un item, si aggiornano tutti gli elementi della tabella
Per ricreare le schede di Excel con le analisi dei dati, se ho capito bene, devo creare delle query a campi incrociati (ancora non me le sono studiate, però).
CONCLUSIONE
Ho provato a spiegare da dove parto (il file Excel) e dove vorrei arrivare (il database Access).
Potreste dirmi cosa non va in questa organizzazione e cosa potrei migliorare?
Potreste indicarmi una tabella di marcia delle cose da fare per sviluppare correttamente in database?
Ogni suggerimento è più che ben accetto!
Grazie a tutti per il tempo dedicato al mio posto.
Petronio