Creazione nuovo database gestione norme iso

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seawizard
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seawizard
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Creazione nuovo database gestione norme iso

Ciao a tutti,

io mi occupo di verificare nella mia azienda di verificare se ogni sede (roma, milano, napoli) rispetti le norme iso 9001 , 14001, 18001 nei vari processi aziendali dove ognuna di queste norme è applicabile che chiamo "processi" che possono essere (Controllo documenti,Controllo delle registrazioni, Politica,Obiettivi, ...).
Ogni norma è scritta per capitoli a cui sono associati dei punti (1,2,2.1,2.2.2,...) in cui l'azienda può non essere conforme rispetto al processo che viene descritto.
Quindi su un processo posso avere una violazione di un capitolo (che chiamo "punto")della norma iso di riferimento in una sede con una data di apertura del caso e una data di chiusura.

Un processo ad es. Formazione può violare la norma ad es. iso 9001 in un punto scritto della norma Iso 9001 che chiamo "punto della norma" ad es. 6 nella data del 1/2/2015 e poi essere chiuso il 2/3/2015 nella sede di Roma.


Quindi ho:
Sedi (Roma, MIlano, Napoli)
Processi(Controllo documenti,Controllo delle registrazioni, Politica,Obiettivi, traguardi e programmi,Organizzazione/Responsabilità-Comunicazione interna, Risorse Umane, competenza, formazione, consapevolezza, Infrastrutture, Ambienti di Lavoro, Pianificazione, ....)
Norme(Iso9001,Iso14001, Iso18001)
Punti_Norma_Iso9001(4.2.3,4.2,5.3,5.4.1,5.5,5.6,.....)
Punti_Norma_Iso14001(4.4.5,4.5.4,4.2,4.2.3,4.4.1....)
Punti_Norma_Iso18001(4.4.5,4.5.4,4.2,4.2.3,4.4.1,4.6, 4.4.2...)

Quando un utente compila il nuovo record attraverso una maschera devo essere sicuro che dopo aver inserito il processo e la norma il punto della norma che inserisce sia quello corretto.

Come mi suggerite di approcciare la creazione di questo DB?

Grazie a tutti e buona Pasqua

16 Risposte

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    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Completo io il quadro descrittivo del thread perchè l'ho in parte seguito nella sezione Access. Leggere anche questo
    https://www.iprogrammatori.it/forum-programmazione/access/prender-valore-una-tabella-avendo-colonna-riga-ext-t23969.html

    Ho ancora molti vuoti di comprensione del tuo ambito professionale, ma credo che qualcosa si possa mettere in piedi. Provo a descrivere quale secondo me potrebbe essere una prima struttura di tabelle:
    Sedi
    IDSede (contatore, chiave primaria)
    NomeSede
    Città

    Processi
    Processo (testo, chiave primaria)

    Norme
    Norma (testo, chiave primaria)

    PuntiNorme
    IDPN (sarebbe IDPuntoNorma, contatore, chiave primaria)
    PuntoNorma
    Norma

    Anomalie
    IDAnomalia (contatore, chiave primaria)
    Processo (testo)
    IDPN (numerico)
    DataApertura
    DataChiusura
    IDSede (numerico)

    Relazioni:
    Sedi.IDSede uno-a-molti Anomalie.IDSede
    Norme.Norma uno-a-molti PuntiNorme.Norma
    PuntiNorme.IDPN uno-a-molti Anomalie.IDPN
    Processi.Processo uno-a-molti Anomalie.Processo

    seawizard ha scritto:

    Quando un utente compila il nuovo record attraverso una maschera devo essere sicuro che dopo aver inserito il processo e la norma il punto della norma che inserisce sia quello corretto.
    Se guardi bene la struttura è il IDPN che punta direttamente dentro Anomalie. Con una opportuna casella combinata ben congeniata puoi stare certo di stare inserendo la giusta coppia PuntoNorma-Norma in un colpo solo.
    Se poi hai proprio necessità di digitarli separatamente, occorre organizzare un gioco di caselle combinate che va sotto il nome in gergo di "caselle combinate a cascata". Ci sono molti thread che ne parlano, fai una ricerca con queste parole chiave.
    Un processo ad es. Formazione può violare la norma ad es. iso 9001 in un punto scritto della norma Iso 9001 che chiamo "punto della norma" ad es. 6 nella data del 1/2/2015 e poi essere chiuso il 2/3/2015 nella sede di Roma.
    Però non ho ancora le idee chiare sulla mia tabella Anomalie. Ho bisogno di un esempio concreto fino in fondo. Provo a ipotizzare la continuazione della Analisi in quelle date in quella Sede.
    Può succedere che tu in quell'arco di tempo descritto compi 10 Analisi-Processi sulla sede di Roma?
    Se sì, immaginiamo che 5 Processi sono OK, non sappiamo se li vuoi contabilizzare ugualmente oppure no.
    Degli altri 5, 3 violano 3-4 PuntiNorme a testa, mentre i restanti 2 solo un PuntoNorma.
    Potrebbe presentarsi uno scenario di questo genere?
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Ciao Osvaldo,

    quello di cui mi occupo è l'Audit interno, quindi la verifica del rispetto delle procedure aziendali e delle norme ISO all'interno delle varie strutture organizzative dell'azienda.

    Per un esempio concreto ti allego un estratto della tabella dell anomalie e del foglio dove faccio la matrice tra processo e norma.
    Esempio
    Esempio
    Esempio

    DB
    DB
    DB





    "Se guardi bene la struttura è il IDPN che punta direttamente dentro Anomalie. Con una opportuna casella combinata ben congeniata puoi stare certo di stare inserendo la giusta coppia PuntoNorma-Norma in un colpo solo.
    Se poi hai proprio necessità di digitarli separatamente, occorre organizzare un gioco di caselle combinate che va sotto il nome in gergo di "caselle combinate a cascata". Ci sono molti thread che ne parlano, fai una ricerca con queste parole chiave."

    mi studierò le "caselle combinate a cascata" grazie del consiglio.

    "Però non ho ancora le idee chiare sulla mia tabella Anomalie. Ho bisogno di un esempio concreto fino in fondo. Provo a ipotizzare la continuazione della Analisi in quelle date in quella Sede.
    Può succedere che tu in quell'arco di tempo descritto compi 10 Analisi-Processi sulla sede di Roma?
    Se sì, immaginiamo che 5 Processi sono OK, non sappiamo se li vuoi contabilizzare ugualmente oppure no.
    Degli altri 5, 3 violano 3-4 PuntiNorme a testa, mentre i restanti 2 solo un PuntoNorma.
    Potrebbe presentarsi uno scenario di questo genere?"

    Allora provo a risponderti: Si, in una sede posso fare più verifiche ma io registro solo i casi di "anomalia" quindi solo ciò che non è conforme.
    Può succedere che un processo violi più punti norme e quindi faccio una riga per ogni violazione.

    Ho provato a fare come mi hai detto ma in questo modo il processo non è "svincolato" dalla norma?

    Grazie
    Alessandro
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Non so quanto sia corretto ma ho creato una relazione del genere e sembra prendere i valori corretti:
  • O
    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    seawizard ha scritto:

    in una sede posso fare più verifiche ma io registro solo i casi di "anomalia" quindi solo ciò che non è conforme.Può succedere che un processo violi più punti norme e quindi faccio una riga per ogni violazione.
    Quando e perchè tu intervieni sulla sede XXX?
    Quando monitori la sede XXX, osservi più Processi e di conseguenza rilevi una o più Anomalie?
    Il tuo intervento di Analisi è "ordinario" (cioè periodico in maniera rigida e categorica) oppure solo quando "qualcosa" o "qualcuno segnala" che qualcosa non va?
    Può accadere che in un ciclo di Analisi, non si rilevano Anomalie? In questo caso che fai...sembra come se il tuo lavoro di controllo rischia di non essere tracciato da nessuna parte...non so!
    Può darsi che la tabella Anomalie andrebbe rinominata in Processi (o ProcessiOsservati) e occorre una tabella DettagliProcessi in cui descrivi i MOLTI DettagliAnomalie di cui hai appena parlato. Di conseguenza Processi uno-a-molti DettagliProcessi...ma aspetterei che tu mi chiarisca le domande che ti ho appena posto.

    L'ultima tua immagine postata non va bene: ci sono ridondanze...non posso risponderti subito. Preferisco mettere prima a posto il quadro generale...quel particolare lo vedrei dopo.
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Ciao Osvaldo,

    tranquillamente quando puoi.

    Intanto ti rispondo:

    "Quando e perchè tu intervieni sulla sede XXX?"

    I controlli sono ogni 3 mesi se poi ci sono molte anomalie riscontrate si aumentano anche al mese.

    "Quando monitori la sede XXX, osservi più Processi e di conseguenza rilevi una o più Anomalie?"

    Esatto si analizza l'esecuzione dei vari processi e si possono rilevare più anomalie per lo stesso processo,ad es sia per la norma iso 9001 che 18001.

    "Il tuo intervento di Analisi è "ordinario" (cioè periodico in maniera rigida e categorica) oppure solo quando "qualcosa" o "qualcuno segnala" che qualcosa non va?"

    L'analisi si attiva quando viene riscontrata un'anomalia su un processo e si analizza se il processo descritto nelle procedure aziendali non sia esso stesso la fonte che genera l'anomalia. Ovviamente se qualcuno si accorge che seguire la procedura aziendale porta a un'anomalia viene segnalato subito e aperta un'anomalia direttamente.

    "Può accadere che in un ciclo di Analisi, non si rilevano Anomalie? In questo caso che fai...sembra come se il tuo lavoro di controllo rischia di non essere tracciato da nessuna parte...non so!"

    Se non si riscontrano anomalie l'analisi non c'è e quindi non ho attività da eseguire, ma grazie allo stato italiano di aggiornamenti sulle norme ce ne sono durante l'anno.

    "Può darsi che la tabella Anomalie andrebbe rinominata in Processi (o ProcessiOsservati) e occorre una tabella DettagliProcessi in cui descrivi i MOLTI DettagliAnomalie di cui hai appena parlato.
    Di conseguenza Processi uno-a-molti DettagliProcessi...ma aspetterei che tu mi chiarisca le domande che ti ho appena posto."

    Avevo fatto una cosa del genere sul tuo consiglio però non la legavo alle norme , dici è più corretto?


    Grazie Ale

    L'ultima tua immagine postata non va bene: ci sono ridondanze...non posso risponderti subito. Preferisco mettere prima a posto il quadro generale...quel particolare lo vedrei dopo.
  • O
    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    seawizard ha scritto:

    Può succedere che un processo violi più punti norme e quindi faccio una riga per ogni violazione.
    Un Processo--->molti PuntiNorme. Può un PuntoNorma riguardare più Processi?

    Può accadere che una Anomalia coinvolga molti Processi?
    Può accadere che un Processo generi/verifichi molte Anomalie?
    DataApertura e DataChiusura sono riferiti al singolo Processo? O alla singola Anomalia? O altro?
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    "Un Processo--->molti PuntiNorme. Può un PuntoNorma riguardare più Processi?"

    No, un punto norma è specifico di un processo.
    Però ad es. esiste il punto norma 4.4.6 sia per la norma ISO 14001 che 18001 che comunque riguarda lo stesso processo "Magazzino e conservazione del prodotto"
    (vedi le immagini in fondo)

    "Può accadere che una Anomalia coinvolga molti Processi?"

    Un errata modus operando può dare luogo a anomalie su più processi, ma per come lo pensiamo noi,se un anomalia coinvolge più processi ho più righe:

    Se ho un documento di report scritto male e non aggiornato per esempio, avrò due anomalie

    una sul processo Controllo documenti norma ISO9001 e punto norma 4.2.3 e anche sul processo
    Controllo delle registrazioni norma ISO9001 e punto norma 4.2.4. E' importante distinguerle perchè magari aggiornando in poco tempo le registrazioni la 2' anomalia si chiude subito mentre la prima magari ha bisogno di più tempo.


    "Può accadere che un Processo generi/verifichi molte Anomalie?"

    Per come interpreto la domanda, no.
    Posso avere tre documenti (entrata merci, stoccaggio e gestione materiali) se arriva un materiale nuovo non considerato nella procedura di arrivo per cui viene registrato male su tutti e tre i documenti ho una sola anomalia "Controllo documenti" e non tre.
    Se però questo comportasse anche un problema nello stoccaggio,che è un altro processo, avrei una seconda anomalia su "Magazzino e conservazione del prodotto". Quindi in totale avrei due anomalie su due processi.

    "DataApertura e DataChiusura sono riferiti al singolo Processo? O alla singola Anomalia? O altro?"

    La data di apertura è legata al momento di verifica/segnalazione in cui si riscontra l'anomalia. E' quest'ultima poi che è legata a un singolo processo è stata riscontrata; guardando l'ultimo esempio pensando ad oggi , avrei che l'anomalia su "Magazzino e conservazione del prodotto" sulla norma ISO9001 punto 7.5.5 è stata riscontrata oggi.
    La data di chiusura è sempre legata all'anomalia; una volta scritta una procedura operativa per stoccare in modo corretto il prodotto, emessa e messa in atto vado a eseguire una verifica, diciamo tra 1 mese, per cui se tutto risultasse conforme l'anomalia si chiuderebbe il 7/5/2015.



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    Ale
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    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Troppo caos nella mia testa.

    Tu dici che fai una Analisi su una Anomalia e metti in moto molti Processi. Poi torni dopo un mese e, SE TUTTO VA BENE, fai DataChiusura. Ma SE TUTTO NON VA BENE, come stabilisci che una successiva Analisi con successivi Processi fanno o no parte della stessa Analisi? E se poi si innesca un meccanismo a catena che coinvolge tutto il sistema...come pretendi di riuscire a scrivere DataChiusura? Forse non ho colto io questo aspetto legislativo/lavorativo/contabilizzativo...!!!???

    Io leggo ad esempio "Risorse umane, compentenza, formazione, consapevolezza, infrastrutture, ambienti di lavoro". Questo "concetto complesso" lo hai definito tu? Lo definisce l'azienda per cui lavori? Sta scritto nel comma del PuntoNorma?

    Noto che associ a ogni Processo al massimo 3 PuntiNorma (uno per ogni Norma). Perchè un Processo non può coinvolgere molti più PuntiNorma? Perchè no anche 4-5 PuntiNorma della stessa Norma?
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Troppo caos nella mia testa.

    "Tu dici che fai una Analisi su una Anomalia e metti in moto molti Processi."
    Spetta fermiamoci su questo punto, è al contrario su un processo io trovo un anomalia. quindi su più analisi dei processi posso aprire più anomalie prendendo come riferimento i capitoli che sono scritte nelle norme.

    Poi torni dopo un mese e, SE TUTTO VA BENE, fai DataChiusura. Ma SE TUTTO NON VA BENE, come stabilisci che una successiva Analisi con successivi Processi fanno o no parte della stessa Analisi? E se poi si innesca un meccanismo a catena che coinvolge tutto il sistema...come pretendi di riuscire a scrivere DataChiusura? Forse non ho colto io questo aspetto legislativo/lavorativo/contabilizzativo...!!!???
    Più facile se torno ci sono 3 ipotesi:
    1-tutto risolto. E ho la data di chiusura
    2-l'anomali aperta è risolta ma si riscontra una nuova anomalia su un'altra parte dello stesso processo, però quella attuale si chiude e se ne apre un'altra
    3-non è risolto nulla l'anomalia rimane aperta e si aspetta una nuova visita di controllo per verificare che sia chiusa.
    Non c'è nessuna catena.


    "Io leggo ad esempio "Risorse umane, competenza, formazione, consapevolezza, infrastrutture, ambienti di lavoro". Questo "concetto complesso" lo hai definito tu? Lo definisce l'azienda per cui lavori? Sta scritto nel comma del PuntoNorma?"

    Queste aggregazioni sono i vari capitoli delle norme che noi come audit della nostra azienda abbiamo cercato di aggregare per semplificare la selezione del processo coinvolto dall'anomalia.


    Noto che associ a ogni Processo al massimo 3 PuntiNorma (uno per ogni Norma). Perchè un Processo non può coinvolgere molti più PuntiNorma? Perchè no anche 4-5 PuntiNorma della stessa Norma?

    Vediamo se riesco a dipanare questo punto chiave: allora le norme sono scritte a capitoli.
    Quel capitolo(punto norma) tratterà solo quell'argomento in quell'ambito di 1 sola area di un solo processo. Quindi 1 processo ha solo 1 punto di 1 norma per 1 sola anomalia. Se 1 anomalia impatta tutte e 3 le norme sue 3 punti norma diversi o uguali per numero, per me sono solo 3 righe di anomalia nel db con una riga per norma e il corrispondete punto norma.

    Spero di averti tolto i vari dubbi,


    Grazie ancora Ale
  • O
    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Io proverei questa struttura.
    Io ho capito che un Processo porta con sè n PuntiNorma, sempre gli stessi, quindi mi sembra giusto avere una tabella ProcessiPN.
    La tabella Anomalie comporta inevitabilmente uno o molti Processi, ma anche un Processo può stare in molte Anomalie, quindi la tabella AnomalieProcessi.
    Io ho capito che una DescrizioneAnomalia è scritta del tutto di pugno...sarebbe stato bello avere una casistica di Anomalie tipiche, ma scritte in quel modo mi sembra impossibile. Con questa struttura se alla sede di Milano scrivi:
    "Migliorare la tracciabilità della comunicazione ecc..."
    5 anni dopo trovi la stessa Anomalia a Napoli e magari scrivi:
    "Migliorare tracciabilità comunicazione ecc..."
    Questi 2 valori sono DIVERSI PER ACCESS, ma sostanzialmente UGUALI PER TE, al momento devi essere tu utente a interpretarne i Processi da mettere in moto successivamente.
    Allegati:
    10250_f0324ce55ef90cc6a699286b180fb96a.jpg
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  • S
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Osvaldo grazie davvero tanto , anche della pazienza!


    Me lo studio, specie l'introduzione della tabella ProcessiPN e inizio a metterlo su , ti faccio sapere come funziona.

    Grazie ancora

    Alessandro
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Ciao Osvaldo,

    ho implementato come mi hai suggerito ma ho un ambiguità .

    ProcessiPN.IDProcesso si creano delle ripetizioni per cui poi Processi.IDProcesso rimane ambiguo da collegare tramite AnomalieProcessi alla giusta PuntiNorme.Norma.
    Ho sbagliato qualcosa?

    Forse sono da invertire nelle relazioni ProcessiPN e Processi, nel senso AnomalieProcessi dovrebbe avere IDPPN e non IDProcesso?

    Grazie ale
    Allegati:
    16657_48349094715d07f89511cb61ecaa394a.jpg
    16657_48349094715d07f89511cb61ecaa394a.jpg
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    OsvaldoLaviosa
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    A cosa si riferisce questa immagine?
    Devi sfruttare le tabelle con le relazioni che ti ho detto io.
    Io direi che il discorso "Progettazione database" potrebbe dirsi chiuso. Adesso si tratta di ottimizzare i molteplici strumenti che Access offre per renderti l'input più agevole. Mi riferisco ad esempio a maschere e caselle combinate.
    Se hai ancora dubbi sulla struttura tabelle, continuiamo la discussione qui.
    Se sei d'accordo (ma devi esserne convinto) sulla struttura da me proposta, ritengo sia meglio aprire uno o più thread nella sezione Access. Rispiega tutto lo scenario tabelle, oppure indica il link di questa discussione.
  • S
    seawizard
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    Re: Creazione nuovo database gestione norme iso

    Ciao Osvaldo,

    credo ci sia un problema ancora con la struttura del DB.

    Partendo da AnomalieProcessi.IDProcesso

    io ho un anomalia XX e sicuramente un processo YY che sono legatie univoci ma passando poi su ProcessiPN essendo la realzione con Processi 1 a molti io mi trovo che posso avere 3 ProcessiPN.IDprocesso validi per la stessa anomalia.

    L'immagina è una query di tutta la catena da Norma fino a Processi se vedi IDProcesso non è univoco, ripete come cambia la norma.

    ecco perchè dicevo che forse nella Tabella AnomalieProcessi forse il campo più corretto da mettere non è IDProcesso ma IDPPN.


    Fammi sapere

    Ale
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