Modifica automatica a doc word creato in automazione access

di il
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Modifica automatica a doc word creato in automazione access

Ciao a tutti.

Mi sono accorto (fortuitamente) di una situazione che non mi piace e a cui vorrei porre rimedio in qualche modo (sempre se fattibile).

In breve: da un DB access (mio) creo un documento word tramite automazione. Il documento di per sè è sempre identico, tranne per i dati variabili.

In calce al documento (piè di pagina) inserisco (sempre in automazione) la mia sigla sul lato sinistro e sul lato destro un codice a barre di archiviazione.

Il documento word poi lo stampo cartaceo e segue la sua burocrazia, e una copia viene salvata in archivio informatico.

Mi è tornato indietro un cartaceo fatto qualche giorno fa, in cui mi si chiedeva spiegazione per una dicitura….non standard: giustamente c'era il mio nome in calce.

Mi sono accorto che il documento (il file word archiviato e di conseguenza il cartaceo) non era quello generato dal mio DB. Me ne sono accorto perchè il codice a barre in calce al documento cartaceo era “in chiaro” (cioè vedevo lettere e numeri invece delle barre). Chiaramente, era stato stampato da un pc che non ha installato il fonts che uso io (e che ovviamente non era il mio pc).

E, gironzolando (a casaccio) per l'archivio cartaceo, ho trovato diverse pratiche dove erano state fatte variazioni analoghe (cioè il codice a barre risultava stampato "in chiaro"); gli stessi file archiviati risultavano modificati.

Io so da chi vengono fatte le variazioni (il capufficio), ma il problema è che rimane il mio nome in calce, e giustamente poi si viene da me a chiedere spiegazioni (tra cui lo stesso capufficio….).

La domanda è: nel caso, c'è possibilità di fare in modo che il doc word si…autoadatti?

Mi spiego: nel mio pc è installato il font specifico XYZ del codice a barre. Nel pc “estraneo” il font XYZ manca e word in automatico lo sostituisce con quello di default

E' possibile inserire una qualche riga di codice nel file di word (sia in quello che uso come modello e, di conseguenza, in quello archiviato) in modo che se all'apertura non viene trovato il font XYZ allora il mio nome ed il codice a barre vengono eliminati, quindi non risulteranno nella stampa ma neanche più nel file? 

Grazie

Andrea

14 Risposte

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Non so come si faccia a verificare se un font è installato, per questo rimando a utenti più esperti.

    In alternativa io verificherei il pc dal quale stai operando usando la funzione che ho trovato in rete: 

    Declare PtrSafe Function apiGetComputerName _
        Lib "kernel32" _
        Alias "GetComputerNameA" ( _
        ByVal Buffer As String, _
        BufferSize As Long _
        ) As Long
    
    Function mGetComputerName() As String
       Dim ComputerName As String * 255
       Dim NameSize As Long
       Dim RetVal As Long
      
       NameSize = Len(ComputerName)
       RetVal = apiGetComputerName(ComputerName, NameSize)
       If RetVal > 0 Then
         mGetComputerName = Left$(ComputerName, NameSize)
       Else
         mGetComputerName = vbNullString
       End If
    End Function

    Con questa testi il nome del pc. Se è il tuo stampi codice a barre e firma altrimenti li nascondi

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Ciao. 

    Ma il documento viene ristampato tramite una copia del tuo db in rete, oppure viene aperto in word modificato e poi ristampato?

    Perché se viene modificato e ristampato solo con word hai due problemi.

    Il primo quello che hai riscontrato ed il secondo che non c è coerenza tra la versione digitale e quella cartacea, che genera quindi ulteriori problemi.

    Se viene usato sempre il db, il problema   aggirabile usando una funzione del tipo quella già suggerita, dove recuperi il nome dell ul'utente e lo sostituisci al tuo, e puoi anche creare uno storico delle modifiche.

    Se è una stampa diretta da word, l unica soluzione che mi viene in mente è che sostituisci il codice di archiviazione a barre, con una immagine del codice a barre, in modo che non hai problemi fi font.

    Oppure che installi il font in tutti i pc che hanno possibilità di modifica.

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    La risposta è NI.

    Il motivo per cui non è una bella cosa usare l'automazione esterna è che appunto il documento di base è alterabile senza Feedback, ne consegue che io non lo farei, o meglio stamperei sempre e solo un PDF… per tutto quello che va editato si deve sempre passare per l'applicativo che è in grado, se predisposto, di tracciare il WorkFlow del documento… modifiche incluse, ed ovviamente assunto sia autorizzata la modifica, si rigenera il documento, sempre PDF.

    Alternativa è proteggere il documento in WORD, cosa relativamente utile, ma per il 98% degli usi di ufficio potrebbe anche risolvere parecchie rotture… ma il PDF è sempre la cosa più corretta.

    Di base però serve obbligare gli utenti a rigenerarlo dopo aver editato nell'applicativo.

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Il DB che uso per generare quel documento è a uso esclusivo mio. Di base in ufficio si lavora con word e basta. Visto che mi devo gestire la patata bollente io, mi sono organizzato in questo modo, creandomi il DB per semplificarmi il lavoro (si tratta di compilare dei campi spesso con dei valori calcolati, e access mi ha semplificato di molto le cose).

    Anche l'uso del codice a barre è stata una…idea mia, ma in teoria non serve nel flusso di lavoro dell'ufficio (finchè non mi diranno niente, lo continuerò ad inserire).

    Quindi, in teoria io dovrei generare quei file word semplicemente in word, l'uso di access è stata una…mia velleità.

    Inoltre, non posso bloccare (proteggere) il file di word, perchè il capoufficio deve poterci accedere per le verifiche ed eventuali correzioni

    Però grazie a questo mi sono accorto del problema. A me non interessa che il documento non sia modificabile (in altri casi uso l'opzione del PDF, come giustamente faceva notare @Alex), però mi fa inc… il fatto che, come successo, si venga a chiedere spiegazioni a me di qualcosa che non ho fatto, e per giunta da parte di chi so aver fatto la variazione (perchè tanto è l'unico che agisce su quei file).

    Ecco perchè chiedevo se era possibile ad esempio tramite una macro inglobata fissa nel documento word che all'apertura  verifica la presenza di quel font ed in caso contrario elimini quelle due informazioni “personalizzate” che inserisco io: un domani (come successo) mi si venga a chiedere spiegazioni, io sul documento cartaceo mostrato (e sul file in archivio) non trovando nè il mio nome nè il barcode potei benissimo rispedire la critica al mittente, visto che c'è una “storia” che dimostra che nei file lavorati da me ci inserisco nome e codice a barre

    Certo, la persona in questione potrebbe installarsi un font apposito di barcode e quindi in un certo senso fregarmi, ma conoscendo il tipo è già un miracolo che riesce ad accendere il pc al mattino.

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Lascia stare la verifica del font è fattibile ma richiede codice non nativo che richiede le API e te lo sconsiglio a prescindere dalle capacità di implementarlo o meno…

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Mah… io se fossi in te toglierei qualsiasi riferimento anche negli originali. Tanto se non servononper l l'espletamento delle pratiche, mi sembra che i benefici siano minori dei grattacapi 

    Posso capire che lo usi per problemi pregressi a modifiche fatti da altri ed accollati a te, ma fino a quando tutto l ufficio e dipendenti non adottano un sistema di tracciabilità delle modifiche ai documenti, fornisci ai furbetti una ulteriore scusa per scaricarti addosso i loro errori.

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Fa niente, almeno ci ho provato.

    Grazie comunque a tutti per i consigli

    Andrea

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Giusto per divertimento, spero non ti venga voglia di farlo:

    https://www.devhut.net/vba-list-fonts/

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Riflettendoci, invece potrebbe essere un modo per identificare le successive modifiche.

    Parli di font e caeatteri, quindi significa che non generi un vero dodice a barre.

    Potresti sostituire la tua firma con una scritta “modificato” con il tuo font.

    Gli originali riporteranno il tuo font, gli altri la parola modificato, cosi se qualcuno ti viene a chiedere spiegazioni, potrai gentilmente spiegare chenon si tratta dell originale.

    Capire che la dicitura compaia a causa di un font mancante, non e immediato, anche per un addetto al lavoro.

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    @Alex

    uhmmmm la tentazione è forte…..ma penso (spero) che mi limiterò solo ad una sana lettura

    @fratac:

    si il codice a barre in realtà è un codice alfanumerico che mi sono inventato (per l'archiviazione del documento)  mascherato da codice a barre.

    Se ho capito bene il tuo suggerimento, mi dici di inserire la dicitura “modificato” ma “mascherato” con il font del codice a barre: se lo stampo io allora si vedrà il docice a barre, sennò la parola “modificato”.

    Ho capito bene?

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    UPDATE!!!!

    Ho trovato un modo…..

    Il criceto che gironzola nella mia capoccia mi ha detto “ma perchè non vedi se esiste un font invisibile?”

    E l'ho trovato, peccato che era “relativamente invisibile”, praticamente uno di quei font solo con l'outline tipo “vedo-non-vedo”

    Comunque pigramente ho continuato ad aprire link da google, e alla fine l'ho trovato: completamente invisibile (pensavo fosse semplicemente un font bianco, ma messo su sfondo nero non si legge lo stesso.

    Quindi: sotto la firma ho messo una dicitura “Modificato il” con campo data/ora automatico e usato il font invisibile

    Provato su un pc di altro collega: la mia stampa è senza la dicitura, sulla sua (visto che non ha il font installato) la dicitura invece è visibile.

    Avevo provato a inserire anche il campo username, ma purtroppo non si aggiorna automaticamente quindi risulto sempre io l'autore

    Impostata la dimensione carattere a 2. praticamente sotto la firma sembra una sbavatura di stampa, ma visto con la lente di ingrandimento si legge benissimo

    Beh, è una sorta di magheggio ma pare assolvere la sua funzione…..

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Ha funzionato (se ci fossere le emoticons avrei riempito di facce che ridono)

    mi è ripassata in mano una pratica cartacea che ho evaso il 10 marzo in cui era visibile sia il codice a barre “in chiaro” sia la microdicitura  visibile con tanto di data aggiornata ad oggi.

    Certo, può avere l'uitlità del nulla, ma almeno un qualcosa c'è….

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    08/03/2023 - Jocman ha scritto:


    … Comunque pigramente ho continuato ad aprire link da google, e alla fine l'ho trovato: completamente invisibile (pensavo fosse semplicemente un font bianco, ma messo su sfondo nero non si legge lo stesso.

    Quindi: sotto la firma ho messo una dicitura “Modificato il” con campo data/ora automatico e usato il font invisibile …

    Per la cronaca : quale sarebbe il nome del font invisibile ?

  • Re: Modifica automatica a doc word creato in automazione access

    Invisible.ttf

    una fantasia…..

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