C'è qualcosa che non mi quadra dal tuo discorso. Hai parlato di una sola maschera, quando mi aspetterei più una struttura maschera/sottomaschera.
Maschera principale: Dipendenti
Sottomaschera: contentente tutti i loro movimenti comprendendo il campo "prese"
Normalmente quando apri una maschera con sottomaschera, qualunque dato selezioni dalla maschera principale, Access, per default, si posiziona sul primo record della sottomaschera (immagino sia quello che vedi). E' tua premura, poi, posizionarti sul Nuovo Record della sottomaschera, dove potrai inserire nuovi valori senza cancellare i precedenti.
Se tu potessi indicare tutti i campi (magari con il loro significato) nella maschera, potrei venirne più a capo della situazione.