Premesso che la rilevazione delle presenze è sottoposta a vincoli normativi e legislativi (da valutare attentamente) e sono ricorrenti le discussioni sulla struttura dati più adatta a memorizzare gli orari del personale, qui un esempio:
http://forum.masterdrive.it/access-79/gestionale-registro-ingressi-uscite-99204/
Dubbi nascono anche sulla scelta del sistema impiegato, piuttosto che un lettore di codice a barre sarebbe preferibile un orologio marca tempo, ove si indica il tipo di timbratura (Ingresso/Uscita) e automaticamente, in base alle fasce orarie, stabilite per ciascuno, si effettua la verifica della timbratura attuale (in relazione anche alle precedenti).
Volendo dare qualche informazione aggiuntiva al quesito posto, è da dire che avere ingresso ed uscita, nel medesimo record, permette di avere un presentazione più immediata (sul calcolo dell'orario giornaliero) ma già avere più ingressi/uscite e/o turnazioni può comportare un esame sul tipo di rilevazione che deve essere assegnata al personale.
Inoltre qualora i dati debbano essere passati ad un sistema di elaborazione, per la verifica degli orari, vanno inseriti i giustificativi che dovranno essere confermati da chi gestisce il personale.
In tale contesto avere la situazione giornaliera dell'orario di ingresso ed uscita di ciascun dipendente, su una unica riga, può considerarsi solo un aspetto di presentazione e assume maggiore valenza la logica con cui si devono elaborare gli orari.
Nella tua situazione attuale la fase di acquisizione con la relativa struttura dati sottostante (di un record per ogni passaggio in ingresso o uscita del personale) rende più semplice la gestione in quanto velocizza la fase di passaggio davanti al lettore, identificazione del soggetto, determinazione della modalità di transito e memorizzazione dell'orario.
Per ottenere la visualizzazione dei dati in modo che ogni dipendente abbia l'orario entrata e uscita sulla medesima riga, qualora si abbia a disposizione il tipo di transito (in ingresso o uscita) è sufficiente una query a campi incrociati (impostando dipendenti nelle righe, entrata ed uscita nelle colonne, gli orari al centro).
Se non si ha l'informazione relativa a al transito (di ingresso od uscita) è da individuare la logica con cui traslare (per ogni dipendente) ciascun orario della giornata (ad esempio il primo in ingresso ed il secondo in uscita e così via).
Queste timbrature multiple giornaliere vanno ordinate opportunamente in base agli orari previsti per il personale (con una verifica del numero dei passaggi all'interno della fascia/fasce relative dello specifico dipendente).
Dal punto di vista pratico si tratta di realizzare implementare, tramite del codice VBA, la logica che si vuole applicare ad esempio ciclando i dati ed assegnandoli all'appropriato controllo per la visualizzazione ed effettuare il relativo calcolo degli orari.