Creazione dadabase fatture fornitori

di il
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Creazione dadabase fatture fornitori

Ciao voglio creare un database per la registrazione delle fatture dei fornitori per la mia attività.
Non sono un esperto di access ma piano piano le cose riesco a farle.
Ho già creato la mia tabella con i campi che mi interessano con le relative proprietà ma mi manca ancora qualcosa e spero che mi possiate aiutare.
Per prima cosa vorrei sapere se è possibile, nel campo fornitori, far comparire un messaggio di errore se si inserisce un testo diverso da quello già presente. Mi spiego meglio. Se nel campo fornitori è già presente il fornitore Bianco se nell'inserimento di un'altra fattura per sbaglio si scrive Biianco al posto di Bianco che mi dica che è sbagliato.
Passando all'aspetto grafico ho creato una maschera di riepilogo dove tramite una casella combinata ho impostato un filtro basato sui fornitori e selezionandone uno mi fa vedere tutti i record ad esso collegati. In questo modo, però, con il passare del tempo visualizzerò sempre più dati creando confusione. Vorrei affinare la ricerca inserendo un altro filtro collegato al primo. Nel mio caso vorrei visualizzare le fatture del fornitore bianco ma decidere se vederle tutte o solo quelle pagate o quelle da pagare. Come mai i record che si visualizzano in questa maschera non sono modificabili?

21 Risposte

  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Joslen ha scritto:


    Per prima cosa vorrei sapere se è possibile, nel campo fornitori, far comparire un messaggio di errore se si inserisce un testo diverso da quello già presente

    Joslen ha scritto:


    Mi spiego meglio. Se nel campo fornitori è già presente il fornitore Bianco se nell'inserimento di un'altra fattura per sbaglio si scrive Biianco al posto di Bianco che mi dica che è sbagliato.
    Secondo me c'è qualcosa di impreciso/sbagliato/contraddittorio in queste 2 frasi. Provo a interpretarti correttamente.
    La tabella Fornitori al campo Fornitore non deve contenere 2 volte Bianco: OK
    La tabella Fatture, poichè potresti avere più fatture dello stesso Fornitore, è giusto che contenga valori multipli.

    Se ho interpretato bene, il modo più semplice è quello di impostare la proprietà del campo Fornitori.Fornitore,
    Indicizzato: Sì (Duplicati non ammessi)
    Se per caso digiti un valore giù esistente, Access ti invia in messaggio di errore in cui dice in sostanza che stai violando l'impostazione della proprietà Indicizzato.

    Joslen ha scritto:


    Passando all'aspetto grafico con le maschere vorrei creare la maschera "Inserimento Fattura" dove vedo i campi della tabella ma vuoti magari con l'aggiunta di un tasto salva che con il click mi generi nuovamente la maschera vuota con il campo contatore che si va ad incrementare.
    Perchè tutto sto casino quando Access prevede l'esistenza dei campi di tipo Numerazione automatica (prima si chiamava Contatore)?

    Joslen ha scritto:


    Ho creato un'altra maschera di riepilogo dove tramite una casella combinata ho impostato un filtro basato sui fornitori e selezionandone uno mi fa vedere tutti i record ad esso collegati. In questo modo, però, con il passare del tempo visualizzerò sempre più dati creando confusione. Vorrei affinare la ricerca inserendo un altro filtro collegato al primo. Nel mio caso vorrei visualizzare le fatture del fornitore bianco ma decidere se vederle tutte o solo quelle pagate o quelle da pagare. Come mai i record che si visualizzano in questa maschera non sono modificabili?
    Dovresti fornirci più dettagli:
    - come si chiama la maschera
    - su quale oggetto poggia la maschera
    - descrivi un po' tutti i campi degli oggetti che entrano in gioco.
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Mi sono spiegato male, scusa. Io ho una sola tabella e come campi ho "ID" "FORNITORE" "DATA" "NUMERO FATTURA" "IMPONIBILE" "IVA" "TOTALE" "PAGATO" "METODO PAGAMENTO".
    Nel campo fornitore vorrei evitare gli errori di digitazione ad esempio Biianco al posto di Bianco. Magari aggiungendo il suggerimento automatico?

    Joslen ha scritto:


    Passando all'aspetto grafico con le maschere vorrei creare la maschera "Inserimento Fattura" dove vedo i campi della tabella ma vuoti magari con l'aggiunta di un tasto salva che con il click mi generi nuovamente la maschera vuota con il campo contatore che si va ad incrementare.
    Perchè tutto sto casino quando Access prevede l'esistenza dei campi di tipo Numerazione automatica (prima si chiamava Contatore)?

    Questa parte lo cancellata perchè ho semplicemente inserito un pulsante che mi crea un nuovo record ed ho risolto.

    Joslen ha scritto:


    Ho creato un'altra maschera di riepilogo dove tramite una casella combinata ho impostato un filtro basato sui fornitori e selezionandone uno mi fa vedere tutti i record ad esso collegati. In questo modo, però, con il passare del tempo visualizzerò sempre più dati creando confusione. Vorrei affinare la ricerca inserendo un altro filtro collegato al primo. Nel mio caso vorrei visualizzare le fatture del fornitore bianco ma decidere se vederle tutte o solo quelle pagate o quelle da pagare. Come mai i record che si visualizzano in questa maschera non sono modificabili?
    Dovresti fornirci più dettagli:
    - come si chiama la maschera
    - su quale oggetto poggia la maschera
    - descrivi un po' tutti i campi degli oggetti che entrano in gioco.[/quote]

    Ho creato una maschera chiamata Pagamenti fornitori e ho inserito una casella combinata con una query nella quale ho inserito solo il campo fornitori per avere un elenco dei fornitori in cui i fornitori compaiano una sola volta. Successivamente alla maschera ho aggiunto un'altra query che comprende tutti i campi della tabella e nel campo fornitore al criterio ho inserito la casella combinata creata.
    Adesso quando nella maschera seleziono un fornitore visualizzo tutti i record di quel fornitore ma non li posso modificare.
    Ora vorrei aggiungere un altro filtro decidendo se del fornitore selezionato voglio vedere tutti o solo alcuni record.
    Nella tabella il campo "PAGATO" è un formato si/no e vorrei inserire questa variabile nella maschera e avevo pensato di farlo tramite un gruppo di opzioni con tre voci (tutte) (pagato) (da pagare) ma non so come collegarlo al campo "PAGATO"
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Il tutto nasce dall'errore di aver creato una sola tabella Fatture. La tabella Fatture prevede un campo Fornitore che si ripeterà spesso e volentieri (si parla tecnicamente di "ripetitività sistematica"). Quando le cose stanno così, devi strutturare/normalizzare usando più tabelle (in questo caso 2) e creare la relazione uno-a-molti.
    Se preferisci avere un solo campo Fornitore in una tabella Fornitori, dovrai relazionarlo con il campo Fornitore della tabella Fatture. Riepilogando Fornitori.Fornitore uno-a-molti Fatture.Fornitore.
    Tutti gli altri problemi che hai esposto sono tutti conseguenza di questo errore in fase di progettazione.
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Vediamo se ho capito. Devo creare una tabella fornitori con un campo fornitore e metterla in relazione con un altra tabella fatture alla quale dico di andare a p il campo fornitore dalla tabella fornitori?
    Teorica ho capito il concetto ma come lo metto in pratica?
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    La relazione Fornitori.Fornitore uno-a-molti può cadere anche sulla tua attuale tabella Fatture. Voglio dire che non devi creare

    Joslen ha scritto:


    un altra tabella fatture

    Joslen ha scritto:


    Teoricamente ho capito il concetto ma come lo metto in pratica?
    Stiamo parlando di concetti base di Access che le regole del forum impongono tu dovresti sapere. Per apprenderle leggi la guida in linea che parla di come iniziare a relazionare le tabelle. Le relazioni si creano nella finestra Relazioni ecc...tutto spiegato molto bene...

    Ci sono molti database di esempio in giro dove potresti cogliere quello che stai cercano. Uno simile è quello Northwind.

    Vorrei solo aggiungere che generalmente le relazioni fra tabelle avvengono attraverso un campo ID di tipo "numerazione automatica" nella tabella madre (Fornitori) e un omonimo campo nella tabella figlia (Fatture) di tipo "numerico".
    Ti dico questo perchè è presumibile che la tabella Fornitori potrai ampliarla con altri campi tipicamente anagrafici (es. Indirizzo, Città, PIVA, Telefono, e-mail...). Un campo ID che svolge un ruolo da bandiera di tutti gli altri campi che lo rappresentano, diventa molto più agevole da gestire.
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Scusami ma la mia conoscenza di access è scolastica e solo teorica. Questa è la prima volta che lo sto adoperando.
    Ho creato la tabella fornitori con solo campo "ID" e "FORNITORE" e la tabella fatture con campi "NUMERO FATTURA" "DATA" "IMPORTO" "TIPO PAGAMENTO" e ho creato la relazione e la maschera basata sulla tabella fornitori e adesso per ogni fornitore vedo sotto i record ad esso collegati tramite la relazione e in questo modo ho risposto a gran parte delle mie domande.
    Alla maschera fornitori vorrei apportare delle modifiche. Il campo "FORNITORE" nella tabella può essere visualizzato come una casella a discesa? In questo modo avrei un elenco dei fornitori dal quale selezionare? Avevo pensato poi di inserire un pulsante di opzione che quando è selezionato mi mostra solo le fatture non pagate di quel determinato fornitore. Posso collegarlo al campo "TIPO PAGAMENTO" in modo che quando è vuoto mi mostri solo quei record?
    Un'altra domanda. Come faccio a rendere il campo "FORNITORE" non modificabile? Nella maschera se per errore si scrive nella casella relativa al fornitore il fornitore viene modificato
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Joslen ha scritto:


    Ho creato la tabella fornitori con solo campo "ID" e "FORNITORE" e la tabella fatture con campi "NUMERO FATTURA" "DATA" "IMPORTO" "TIPO PAGAMENTO" e ho creato la relazione
    C'è qualcosa che non mi quadra. Come fai a relazionare queste due tabelle se Fatture non ha un campo "chiave esterna" di richiamo? Venendo al sodo:
    1. Nomina il campo ID nella tabella Fornitori in maniera più eplicita, cioè IDFornitore
    2. Nella tabella Fatture devi avere il campo IDFornitore di tipo Numerico
    3. La relazione avviene (dentro la finestra Relazioni) partendo da Fornitori.IDFornitore verso Fatture.IDFornitore
    4. Mi raccomando quando crei una relazione, di mettere sempre il segno di spunta su "Applica integrità referenziale", a piacere anche sugli altri 2.

    Joslen ha scritto:


    Alla maschera fornitori vorrei apportare delle modifiche. Il campo "FORNITORE" nella tabella può essere visualizzato come una casella a discesa? In questo modo avrei un elenco dei fornitori dal quale selezionare?
    Attento, anche qui stai facendo confusione. Tutto dipende come preferisci gestire questi 2 oggetti.
    A) Secondo una logica classica, potresti pensare a una disposizione maschera/sottomaschera Fornitori/Fatture. Che significa? Significa che avresti una "maschera singola" (che ti mostra un Fornitore alla volta) e sotto la sottomaschera Fatture in stile "foglio dati" (verticale) con tutte le fatture di Bianco...
    B) In base a quanto avresti raccontato, io ho capito che tu preferisci avere una "maschera continua" (molto simile al foglio dati) Fatture. Quando incontri il campo IDFornitore desideri avere una "casella combinata" (termine tecnico per dire il volgare menu a tendina) che ti mostri la lista di tutti i Fornitori così che tu puoi scegliere più agevolmente.

    Dovresti chiarire cosa vuoi fare veramente.
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Non ho scritto che nella tabella fatture è presente il campo idfornitore tramite il quale ho creato la relazione.
    Scusa se non mi riesco a spiegare bene.
    Al momento ho una maschera fornitori basata sulla tabella fornitori con sotto maschera la tabella fatture e così mi va più che bene.
    Mettendo una casella combinata per la selezione del fornitore risolverei il problema?
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Joslen ha scritto:


    Al momento ho una maschera fornitori basata sulla tabella fornitori nella quale compare il foglio dati stile tabella delle fatture inserite nella tabella fatture.
    Vuol dire che confermi il mio punto A) maschera/sottomaschera Fornitori/Fatture: giusto?
    Se hai creato tutto correttamente, mi auguro con la creazione guidata che sincronizza tutto per bene, dovresti vedere in alto l'IDFornitore di Bianco e Bianco nel campo Fornitore.
    In basso dovresti vedere solo la lista delle fatture di Bianco e non di altri.
    Puoi confermare questo scenario?
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Confermo tutto. Ho aggiunto anche la casella combinata ed ho la mia casella a discesa.
    Non resta che sistemare la casella di controllo per filtrare le fatture non pagate
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Joslen ha scritto:


    Non resta che sistemare la casella di controllo per filtrare le fatture non pagate
    Come fai a capirlo in base a questi campi?

    Joslen ha scritto:


    tabella fatture con campi "NUMERO FATTURA" / "DATA" / "IMPORTO" / "TIPO PAGAMENTO" / "IDFornitore"
    Il campo Data risulterebbe vuoto? O avresti anche altri indizi?
    Io correggerei il campo Data in DataFattura e aggiungerei un campo DataPagamento. In base a quest'ultimo campo, che risulterebbe certamente vuoto in caso di fattura non pagata, imposterei un apposito filtro o query...
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Il campo vuoto sarebbe il TIPO PAGAMENTO e in base a quello quando selezione la casella di controllo vorrei che si applicasse un filtro per visualizzare solo i record in cui quel campo è vuoto
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Joslen ha scritto:


    quando selezione la casella di controllo vorrei che si applicasse un filtro
    Per fare questo ti serve un codice VBA che automatizzi "un certo filtro"...temo di dirti qualcosa che non potresti comprendere ora se hai detto di essere principiante su Access.
    In compenso, io al posto tuo, mi accontenterei di cliccare sui comandi in alto che riguardano "filtro in base a selezione" o "filtro in base a maschera"...anche qui leggi la guida in linea.
  • Re: Creazione dadabase fatture fornitori

    Perdonami se te lo chiedo ma non potresti dirmi cosa fare? Visto che mi sono messo vorrei fare le cose per bene
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