Con il dovuto rispetto, in tutto quello che hai detto ho capito solo che hai un gran tabellone.
A parte gli scherzi, ho capito quello che hai (cioè una tabella stile excel su access) e che vorresti usare la stessa tabella come sorgente e destinataria dei dati, come se fosse un database relazionale.
Ti dico subito: Lascia perdere e continua ad usare questo foglio excel come lo hai sempre usato.
A meno che non riscrivi completamente il database , in modo relazionale, oppure trasformi la struttura di questo, lasciando i record già inseriti, modificandoli con apposite procedure che vadano a dividere i dati, posizionarli nelle relative tabelle e poi creare manualmente le relazioni.
Cosa che non è agevole.
In entrambi i casi devi raggiungere una conoscenza di access, dei database relazionali e del vba, che va oltre alle tue attuali conoscenze e che implica come minimo un periodo di tempo che va tra i 3 mesi ed i 12 mesi di studio, prove e falliment, scoprendo poi alla fine che quello che stai tentando di fare è una sciocchezza e ti ritroverai a riscrivere il database.
quello che vuoi fare è' un lavoro che anche un professionista, (sempre che accettasse di farlo, spillandoti solo soldi) si dovrebbe un attimo fermare a riflettere ed impiegare un tempo considerevole per fare quello che vuoi fare.
Tutte le soluzioni o toppe a cui stai pensando, che magari a livello logico sembrano funzionare, poi al momento di realizzarle ti creano problemi su problemi da risolvere in continuazione.
Considerando che da quello che scrivi, non conosci nemmeno la select distinct (che comunque a livello pratico non risolve i problemi che hai), ti consiglio vivamente di prendere in considerazione di riscrivere totalmente il database e soprattutto di approfondire in modo serio l'argomento database relazionali ed access.
e come sospettavo, non puoi modificare o aggiungere record che provengono da una query di raggruppamento, oppure da una unica tabella, che tra parentesi non ha nemmeno una PK univoca di riferimento per modificare o aggiungere record.