Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

di il
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Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

Buonasera a tutti,

sono Francesco e sono alle primissime armi con access, dopo aver acquisito una buona esperienza su excel.

Dovrei creare un database partendo da tabelle excel con una già consistente quantità di dati. In cui ci sono "campi in comune" che vorrei trasformare in relazioni tra le varie tabelle di access (creando appunto delle tabelle specifiche per ogni tipo di dato).

Provo a fare un esempio banale. In excel ho una tabella con 2 colonne: Nome / Sesso

Nome Sesso
Pinco Uomo
Pallino Uomo
Gina Donna


In access creo la prima tabella "Sesso" dove ci saranno solo 2 campi (la numerazione accanto si riferisce ovviamente all'ID):
ID_Sesso Genere
1 Uomo
2 Donna

Nella seconda tabella "Anagrafica" ci saranno 3 campi, dove il campo "SESSO" sarà un campo creato con RICERCA GUIDATA
ID Nome Sesso
1 Pinco Uomo
2 Pallino Uomo
3 Gina Donna

Avendo in excel una tabella con le associazioni già fatte, qual è la via più rapida per trasformare il campo "Sesso" in ricerca guidata e fargli riconoscere i campi? Se importo la tabella da excel così com'è e trasformo il campo con ricerca guidata, i valori del campo "Sesso" vengono cancellati.

Quello che faccio, per farlo funzionare, è convertire i campi di excel con gli ID relativi nella tabella "Sesso" in questo modo:

Nome Sesso
Pinco 1
Pallino 1
Gina 2

così, quando trasformo il campo da numerico a ricerca guidata, i dati vengono riconosciuti.

Dopo questo papiro, sperando di essere stato chiaro, vorrei sapere se c'è un modo più rapido per effettuare questi passaggi, senza dover trasformare in excel ogni campo con il relativo ID. Il lavoro andrebbe fatto su diverse tabelle con centinaia di valori ciascuna.

Grazie a quelli che possono aiutarmi e scusate se la mia domanda dovesse risultare troppo banale.

6 Risposte

  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    Salve,
    premesso che non ho mai usato un campo ricerca guidata,intendi quello creato nella tabella ?
    Per il caso specifico importi nella Tabella anagrafica il dato sesso cosi come si trova in excel.
    Aggiungi in tabella Anagrafica un campo IdSesso Numerico quindi
    lanci una query di aggiornamento del campo IdSesso in questo modo:
    nella riga "aggiorna a" inserisci 1
    nella riga "Criterio" inserisci "Maschio" salvi ed esegui.
    stessa procedura per l'altro sesso, elimini il campo "Sesso".
    Questo aggiorna l'esistente dopo ti creerai la tua ricerca guidata.
    Fai una copia della tabella Anagrafica prima di procedere.
    Spero esserti stato utile
    Saluti Gianni
  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    Non so se è molto rapido, perché nel caso specifico dovrei farlo per tante tabelle con tanti campi. Faccio l'esempio pratico, considerando che ho già Campi/valori preparati su Excel, quindi facendo l'importazione su Access avrò:

    Tabella SESSO
    Id_Sesso__Genere
    1_______Uomo
    2_______Donna

    Tabella ANAGRAFICA
    Id_ana__Nome___Sesso
    1______Pinco____Uomo
    2______Pallino___Uomo
    3______Donna___Donna

    Volendo creare una relazione tra il campo Sesso e Genere, vado in modifica struttura della tabella ANAGRAFICA e su valore campo per Sesso, scelgo ricerca guidata nella tabella SESSO (dove sono i valori identici a quelli da associare). Una volta confermato la relazione, alla chiusura della finestra appare un messaggio che mi dice che i dati presenti nel campo Sesso non sono coerenti e verranno eliminati

    esiste un modo per far funzionare questa cosa?
  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    Io vedrei le seguenti soluzioni:
    A) Se hai preferito che la tabella Sessi abbia 2 campi IDSesso e Sesso, devi per forza fare i conti con il fatto che IDSesso=1;2, mentre Anagrafica.Sesso="Uomo";"Donna". I primi sono NUMERICI, i seconti TESTO. Nella prima fase progettuale non puoi nemmeno creare la relazione subito. Devi aggiustare la situazione. Gianni55 ti ha fornito qualcosa da farsi: devi lavorare per più steps.
    B) La tabella Sessi ha solo 2 valori. Potresti decidere di avere un solo campo Sesso (testo, chiave primaria) e relazionare direttamente Sessi.Sesso uno-a-molti Anagrafica.Sesso.
    C) Stiamo ragionando su SOLI 2 VALORI. In questi casi Access suggerisce di non creare una tabella apposta apposta, ma di affidarsi alle proprietà della casella combinata Anagrafica.Sesso così:
    Tipo origine riga: Elenco valori (consigliato quando i valori sono pochi e inutilmente relazionabili)
    Origine riga: "Uomo";"Donna"
  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    Ok, però come dicevo, ho fatto un esempio generico solo per cercare di spiegare in maniera semplice che tipo di azione e le relazioni che vorrei utilizzare.

    Nell'ottica di avere una tabella access con diversi campi da relazionare tra loro (gruppi di lavoro, settore, etc.) credo che farò le associazioni testo->numerico per i campi in excel prima di importare i fogli, così la ricerca guidata funzionerà in automatico.
  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    Salve,
    mah...la risposta alla tua domanda che ho suggerito io l'hai letta o no?
    Non so se è molto rapido, perché nel caso specifico dovrei farlo per tante tabelle con tanti campi. Faccio l'esempio pratico, considerando che ho già Campi/valori preparati su Excel, quindi facendo l'importazione su Access avrò:
    Quanto ci metti ad eseguire una query di aggiornamento?...hai provato?...Tu hai un altro modo?... faccelo conoscere e magari a partire da domani lo adotteremo tutti.

    Stai facendo un po di confusione o non mi sono spiegato io ripeto.
    Il lavoro che stai facendo lo devi scindere in 2 fasi:
    Fase 1: prelevare i dati da excel ed importarli in una Tab di Access.
    Fase 2: Ci troviamo su Access quì devi preparare "PRIMA" ed in modo massivo quello che solo dopo ti consente di poter relazionare le Tabelle, nel caso tutto ciò sia fattibile, nel caso da te prospettato è fattibile nel modo che ti ho prospettato io, come la vedo io.

    Quindi rileggi la mia risposta ed abbandona la visione excel, anche perchè questa è la differenza tra Excel e Access.
    In questo caso è possibile "RICOSTRUIRE" una relazione, per quanto concerne altri dati bisogna vederli caso per caso e ti anticipo che non sempre sarà possibile ricostruire una relazione.
    Saluti
    Gianni
  • Re: Chiarimento su funzione "ricerca guidata"

    99sampietrini ha scritto:


    Ok, però come dicevo, ho fatto un esempio generico solo per cercare di spiegare in maniera semplice che tipo di azione e le relazioni che vorrei utilizzare.
    Questo si risolve come ti ho suggerito io.
    Nell'ottica di avere una tabella access con diversi campi da relazionare tra loro (gruppi di lavoro, settore, etc.) credo che farò le associazioni testo->numerico per i campi in excel prima di importare i fogli, così la ricerca guidata funzionerà in automatico.

    "Nell'ottica di avere una Tabella" bisogna uscire dall'ottica di excell ed entrare in quella di Access che non a caso si chiama DataBase "RELAZIONALE" motivo per qui excel lo puoi usare solo per importare i dati e vedere, come nel caso che hai prospettato se è possibile
    ricostruire delle relazioni.
    Saluti
    Gianni
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