Inauguriamo un nuovo filone che pensiamo possa essere molto interessante per molti di voi. In particolare, parliamo di Business Intelligence.
Che cos'è la Business Intelligence? Con questo primo articolo vogliamo illustrare il significato di qualche termine tecnico e dare una prima infarinatura della materia. In seguito, faremo degli approfondimenti con ulteriori articoli.
Che cos’è la Business Intelligence
Facciamo un passo indietro. Le applicazioni aziendali si dividono tipicamente in due grandi gruppi:
Il primo gruppo è quello che è più conosciuto da tutti, perché include tutte le applicazioni che servono a gestire l’operatività quotidiana di un’azienda di qualsiasi dimensione o anche di uno studio di un libero professionista: contabilità (forfettaria o ordinaria, fatturazione attiva e passiva, flussi di cassa, registri fiscali obbligatori ecc.), gestione del personale, gestione del magazzino, gestione delle commissioni agli Agenti, gestione dei clienti (conosciuto anche come CRM = Customer Relationship Management), gestione dei fornitori e degli acquisti, gestionali “verticali” (cioè orientati al settore in cui opera l’azienda) e così via.
In alcuni casi, tutti questi gestionali vengono accorpati in un unico prodotto software monolitico (progettato come corpo unico) oppure modulare (in cui ciascuna parte è gestita da un modulo separato che quindi può essere o non essere presente nel gestionale generale). In genere, questi software sono definiti ERP = Enterprise Resource Planning, e sono tipici di aziende medio-grandi o molto grandi (multinazionali, corporation ecc.). Supportano l’operatività giornaliera dei reparti e degli uffici per svolgere le normali mansioni operative di tutti i giorni: pagare i fornitori, pagare gli stipendi, fatturare e incassare, registrare in contabilità, movimentare il magazzino e così via.
In questo senso, questi software operano nella tipologia OLTP = On Line Transaction Processing, cioè sono elaboratori di transazioni online, appunto perché le operazioni che vengono effettuate sono “atomiche” e riferite a un particolare soggetto. Naturalmente possono raggruppare delle elaborazioni massive, come emettere un gruppo di fatture per volta, scaricare a magazzino più prodotti, organizzare gli appuntamenti per più Agenti, ma questo non toglie il fatto che si tratta quasi sempre di elaborazioni raggruppate di singole transazioni.
Il secondo gruppo è quello dei cosiddetti DSS = Decision Support System. Un DSS è un software di supporto alle decisioni della direzione strategica e del management di una azienda. In questo caso siamo di fronte a sistemi della tipologia OLAP = On Line Analytical Processing, cioè sono elaboratori di analisi online.
Detto così, ne sappiamo quanto prima, quindi dobbiamo fare delle ulteriori precisazioni. Prima di tutto sono software che solitamente sono presenti in aziende abbastanza strutturate: al livello di un libero professionista o di una impresa artigiana probabilmente non sono mai presenti, raramente lo sono al livello delle Piccole e Medie Imprese (PMI), anche se sicuramente potrebbero portare ad alcuni benefici (ma è anche vero che per fare della buona attività di analisi serve personale dedicato e specializzato e questo non sempre è alla portata di piccole imprese e imprese unipersonali).
Di cosa hanno bisogno i vertici aziendali e il management? Di informazioni utili per poter decidere in modo oggettivo, sulla base di dati certi, corretti, aggiornati, tempestivi e leggibili. Non possono ricavare le informazioni da migliaia e migliaia di transazioni giornaliere, perché i dati di dettaglio sono troppi per poter essere gestiti direttamente: l’uso dei sistemi OLTP rispetterebbe, probabilmente, i criteri di certezza, di correttezza e di attualità (essendo aggiornati in tempo reale), ma non di tempestività e di leggibilità. Questo è il motivo per cui serve un sistema orientato alle analisi dei dati, in grado di raccogliere tutta la base di conoscenza (knowledge base) dell’azienda, di completarla e “ripulirla” e di caricarla nel sistema (fase ETL di cui parleremo dopo), di rappresentarla in forma di reportistica strutturata e standardizzata e in forma di cruscotti (dashboard) e poi anche di distribuirla o di metterla a disposizione (online) a tutti i referenti e i responsabili in modo automatico.
Il passaggio dai numerosi dati di dettaglio ai dati raggruppati solitamente è definito come “roll-up” (immaginate di arrotolare i dati in un unico oggetto), mentre l’operazione inversa, cioè il passaggio dai dati raggruppati ai dati di dettaglio che li compongono è definito “drill-down” (in questo caso immaginate l’operazione di “scavare a fondo” nei dati).
Una reportistica online e una dashboard dovrebbero sempre fornire la possibilità di scendere nel dettaglio per capire da dove sono stati originati i dati che ci interessano, per poter approfondire fenomeni che appaiono anomali (sia in positivo, sia soprattutto in negativo).
Conclusione
In una azienda in cui è disponibile un buon sistema di supporto alle decisioni, utilizzato correttamente, il management è in grado di avere ben chiare le dinamiche dell’azienda e di prendere le giuste decisioni guidate dai dati (data driven) e non guidate da impressioni personali che potrebbero rivelarsi illusorie, con l’effetto di prendere decisioni sbagliate.
Naturalmente non tutti i DSS sono uguali. Nonostante le finalità siano le stesse, esistono soluzioni software diverse e pertanto è importante saper scegliere il sistema più adatto al proprio contesto.
Una soluzione percorribile è adottare uno di questi sistemi e implementarlo autonomamente, all’interno dell’azienda, oppure scegliere un fornitore indipendente in grado di facilitare l’introduzione di un sistema di questo tipo nell’azienda e rendendo più breve la curva di apprendimento per poter gestire il sistema nel migliore dei modi.